Lemari Arsip: Fungsi, Kelebihan dan Kekurangannya

InteriorDesign.id – Lemari arsip adalah salah satu barang paling mendasar dalam sebuah ruang kantor. Mereka digunakan oleh hampir semua karyawan dan sangat penting untuk menjaga agar file fisik tetap aman, dapat diakses, dan tertata dengan baik. Oleh sebab itu memilih lemari penyimpanan dokumen tidak bisa sembarang dan harus menunjang efektifitas kerja.

Source: Pinterest IKEA Hackers

Menyimpan dokumen dengan cara ditumpuk akan menguras banyak waktu saat penyimpanan dan pengambilan dokumen. Anda harus menyusun satu persatu kertas yang harus disimpan di dalam lemari, begitu juga saat proses mengambil kertas. Anda harus memeriksa satu persatu dokumen yang penting diantara ribuan tumpukan. Tentu boros waktu.

Oleh sebab itu, hadirlah lemari arsip untuk memfasilitasi kantor-kantor yang menyimpan banyak lembaran kertas setiap hari. 

Fungsi Utama Lemari Penyimpanan Dokumen Hard Copy

Fungsi pertama lemari penyimpanan dokumen adalah melindungi data penting perusahaan atau pribadi. Masing-masing pribadi atau instansi memiliki data yang tidak boleh diketahui pihak luar (eksternal), maka lemari penyimpanan arsip yang mampu mempertahankan wujud dokumen sangat penting.

Source: Pinterest Better Homes and Gardens

Tidak hanya sekedar menyimpan, lemari penyimpanan dokumen yang ideal juga harus dilengkapi dengan kunci. Semakin kuat tingkat pengamanannya, semakin personal aksesibilitas dokumen tersebut. Akhir-akhir ini bahkan ada lemari penyimpanan dokumen dengan teknologi AI dengan tingkat pengamanan yang tinggi.

Kedua, tempat penyimpanan yang ideal juga harus bisa menjaga dokumen agar tetap awet dan tidak berubah. Lemari penyimpanan yang berkarat merusak dokumen dan kertas sehingga mengaburkan warna tinta, sementara lemari yang sulit digeser dengan mudah mengguncangkan dokumen dan rawan selip.

Kertas yang menyelip ke celah-celah rak bisa dengan mudah lecek bahkan sobek.

Panduan Memilih Lemari Untuk Menyimpan Arsip

Pertama, banyak orang beranggapan bahwa lemari arsip tidak penting untuk menunjang  keindahan ruang kerja padahal anggapan itu salah besar. Lemari arsip yang begitu besar dan mungkin memenuhi seluruh permukaan tembok merupakan elemen penting agar ruangan tetap elegan nan indah dipandang mata.

Saatnya mewarnai ruang kerja yang penuh dengan deadline dan lembur menjadi area yang menyenangkan dengan memilih lemari arsip yang cantik dan berkualitas. Pemilihan warna serta fungsi harus berimbang agar ruang kerja tak membosankan dan meninggalkan kesan yang baik untuk tamu

Kedua, lemari untuk menyimpan arsip adalah elemen yang tak kalah penting dalam menunjang kesuksesan Anda. Maka kualitas serta fungsinya harus maksimal karena Anda harus membuka dan menutupnya berulang kali, menyimpan dokumen dan perlengkapan kantor yang penting. 

Ada banyak kantor mengandalkan lemari kayu namun tidak sedikit juga lemari besi dibuat menjadi penyimpanan arsip sehingga file dan kertas berharga menjadi awet. Lemari penyimpanan arsip yang terbuat dari kayu kurang awet karena proses menggeser laci secara terus-menerus. 

Kayu yang rawan hama juga bisa berisiko mengotori bahkan merusak kertas. Material besi cenderung lebih tahan lama karena tahan pada gesekan, jarang terkena hama serangga, serta material berkualitas tinggi yang bisa melindungi bentuk kertas agar tidak mudah kusam.

Ketiga, pertimbangkan berapa banyak dokumen yang harus Anda simpan di dalam lemari atau Anda simpan dalam bentuk soft file. Isu pencemaran lingkungan hidup semakin meluas akhir-akhir ini, manajemen file yang baik tidak akan membiarkan sekian ton kertas tersimpan tanpa guna di dalam suatu ruangan. 

Source: Pinterest Actiu

Jika dokumen dalam bentuk soft file masih bisa tersimpan, ada baiknya tidak mencetak dalam bentuk print out dan menyimpannya. Apabila terpaksa harus menyimpan file dalam jumlah yang banyak, padahal ruangan terbatas Anda perlu menghubungi konsultan furniture agar semua dokumen hard copy yang Anda butuhkan tersimpan dengan rapi dan terstruktur.

Lemari penyimpanan yang ideal adalah penunjang kerja yang mampu bekerja dengan cepat, anti slip, dan tidak mudah lecet. Proses buka tutup harus lancar, sehingga ada katrol atau pegas yang membantu laci saat proses buka tutup. 

Rak yang anti slip sangat ideal karena tidak ada celah agar kertas menempel pada bagian yang tidak perlu. Misalnya, pada bagian langit-langit laci atau bagian tepi yang bisa saja membuat kertas berpindah tempat dan lecek. Rak dokumen yang ideal mampu mengatur kertas agar tetap teratur meski disimpan tanpa map atau karton pembatas.

Saat digeser kertas tidak akan berpindah, meminimalisir kerusakan dokumen meski saat terguncang atau ada tekanan.

Kekurangan dan Kelebihan Lemari Penyimpanan Dokumen

Source: Pinterest NationWide

Kelebihan memiliki lemari penyimpanan dokumen dalam bentuk fisik adalah alat bantu yang selalu menyediakan dokumen penting secara wujud nyata. Terorganisir dengan baik, sehingga bisa dengan mudah dan praktis saat dibutuhkan.

Aksesibilitas yang mudah juga bisa didapatkan oleh rekan kerja Anda ketika membutuhkan dokumen secara fisik. Tak perlu boros mencetak kertas baru, cukup mengambil kertas dengan mudah dan meminjamnya sejenak tanpa harus print ulang. 

Memiliki lemari penyimpanan berarti harus siap dengan kerusakan yang akan terjadi. Lemari merupakan barang buatan manusia yang mungkin saja akan rusak, artinya jika lemari rusak dokumen Anda yang ada di dalamnya juga bisa rusak.

Menyimpan dokumen hard copy di dalam lemari arsip artinya tidak bisa mengganti teks atau wujud dokumen itu sendiri. Anda harus terus memperbarui dokumen dengan mencetak ulang, serta memberitahunya kepada rekan kerja yang terlibat dengan dokumen tersebut. Menyimpan dokumen ke dalam rak arsip mungkin bukan hal praktis.